MAILSTORE  E-MAIL ARCHIVIERUNG

Gesetzliche Vorgaben mit der E-Mailarchivierung von MailStore kein Problem

Geltende gesetzliche Bestimmungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) fordern von Unternehmen, steuerlich relevante E-Mail, E-Mail deren Inhalt einem Geschäfts- / Handelsbrief ähnelt so wie einige weitere E-Mail-Korrespondenz, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren.

Dies ist aus technischer Sicht nur durch den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung möglich. Unsere E-Mail-Archivierung ist MailStore Server und das bereits seit vielen Jahren. MailStore Server ist der Standard im Bereich der rechtssicheren E-Mail-Archivierung. Die Software MailStore Server bietet Ihnen in einer kompakten, preiswerten Lösung alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung. Die Archivsoftware von MailStore legt Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger E-Mail Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Mit der Integration in Outlook gestaltet sich die Bedienung denkbar Einfach, auch die Konfiguration und Administration ist vom Zeitaufwand überschaubar. Eine kostengünstige und einfach zu bedienende Lösung für jedes Unternehmen.


DATEV empfiehlt E-Mail-Archivierung mit MailStore

Bereits seit Juni 2019 ist MailStore Software Partner der DATEV dem genossenschaftlichen Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte im Bereich der rechtssicheren E-Mail-Archivierung. Ab sofort besteht für Steuerberater, die aktuell noch die DATEV-E-Mail-Archivierung (die Lösung ist bereits Abgekündigt) nutzen, die Möglichkeit, auf MailStore zu migrieren. Die gemeinsame Pilotphase zur Einführung von MailStore Server bei Nutzern der bereits abgekündigten DATEV-E-Mail-Archivierung wurde erfolgreich abgeschlossen. Somit steht einer Migration von der DATEV-E-Mail-Archivierung zu MailStore Server nichts mehr im Wege. Um einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten haben die beide Unternehmen  ein Migrationswerkzeug entwickelt, das beim Umstieg unterstützt.

 

MailStore ist zur Zeit die einzige E-Mail-Archivierung am Markt welche die DATEV eG ihren rund 325.000 Bestandkunden empfiehlt. Kunden der bisherigen DATEV-E-MAIL-Archivierung lassen sich dank eigens bereitgestellter Schnittstelle / Migrationswerkzeug problemlos auf die MailStore Lösung migrieren.

Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD mit MailStore

Was muss archiviert werden?

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen (Arbeitsanweisungen / Organisationsunterlagen)
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege, Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Mängelrügen, Reklamationen und Verträge
  • Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union

Also, eigentlich jegliche nach außen gerichtete Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet , abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird. Zudem gibt noch weitere Vorschriften, die eine Aufbewahrung von Unterlagen vorschreiben. (z.B. § 257 Handelsgesetzbuch / § 8 des Geldwäschegesetzes und § 50 der Bundesanwaltsverordnung)

Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung

Die allgemeinen Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (§ 145 ff. AO) sowie den Vorgaben zur Führung der Handelsbücher (§ 238 ff- HGB).

Die folgen Punkte sollten zwingend eingehalten werden:

  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechtheit
  • Unveränderbarkeit
  • Ordnung
  • Nachvollziehbarkeit

MailStore erfüllt diese Punkte und wird regelmäßig durch einen unabhängigen IT-Revisor zertifiziert. (IDW PS 880 zertifiziert) Zudem ist die Lösung DSGVO zertifiziert und belegt so die datenschutzrechtlichen Anforderungen bzgl. der Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO. Und auch die strengen Auflagen der GoBD werden von MailStore eingehalten.

Vorteile von MailStore Server:

  • Rechtssichere E-Mail-Archivierung
  • Automatisierte E-Mail-Archivierung
  • Softwarebasierte Lösung
  • Integration in Outlook
  • Einfache Systemintegration
  • Einfache Administration
  • Einfache Bedienung
  • Einfaches Lizenzmodel
  • Geringe Kosten
  • Support in deutscher Sprache

Unsere Leistungen im Überblick:

  • Beratung bzgl. E-Mail-Archivierung
  • Verkauf der MailStore Server
  • Verkauf von Herstellersupport
  • Verkauf von Supportverlängerungen
  • Installation und Konfiguration
  • Administration der MailStore Lösung
  • Support im Bereich MailStore Server

E -Mails (Inhalte) die archiviert werden müssen:

  • Aufträge (auch Änderungen und Ergänzungen)
  • Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen
  • Frachtbriefe, Lieferpapiere, Reklamationen
  • Rechnungen, Zahlungsbelege und Verträge
  • Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte
  • Bilanzen und Eröffnungsbilanzen
  • Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege und Inhalte die für die Besteuerung von Bedeutung sind